一流平社員まさるのビジネスブログ

仕事における効率化について考えていきます。

ビジネスにおけるスケジュール管理のコツ

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 仕事におけるスケジュール管理は非常に大事。常に「忙しい!時間がない!」といって日々の仕事に追われている人は、スケジュール管理が下手という傾向にあります。

・やるべき業務を理解し切れていない

・スケジュール帳が整理されていない

・業務のペースがわからない

以上のような原因が考えられるでしょう。スケジュール管理がしっかり出来ていると業務の効率化につながります。ここでは、スケジュール管理のコツを4つ紹介していきましょう。

 

①業務を洗い出して優先順位をつける

自分の業務を洗い出して優先順位をつけましょう。自分のやるべき業務を本当に理解しきれているか?という点を見直すことはとても大切です。自分のやるべき業務を具体的に洗い出して、付箋に書き込み、Todoリストとして活用する方法がおすすめです。やるべき業務を書き込んだ付箋を、デスク周りに並べて貼り付けておくとよいでしょう。また、付箋を並べる際は、優先順位の高いものから順に並べると効果的。さらに、終わったスケジュールはその場で捨てていくことで、自分の予定がどれだけ残っているかを瞬間的に把握することが可能です。優先度の高さによって付箋の色分けするといった工夫もよいでしょう。

 

②スケジュール管理アプリを活用する

スマートフォンの手帳アプリを使って、スケジュール管理を行いましょう。デザインや仕様も様々ですので、自分に合ったものを選ぶことをおすすめします。アナログな手書きの手帳もよいですが、やはりデジタルな手帳アプリを使ったほうが管理がラクです。メリットは、いつでもどこでも編集が可能という点が挙げられます。また、手帳アプリにはアラーム通知機能を使えるものも存在するので、予定時刻前の好きな時間にアラームが鳴るように設定できます。この機能を使うことによってスケジュールを忘れずに管理することが可能です。

 

③業務の中間目標を設定する

長期に渡る業務の場合は、中間目標を決めましょう。「この日までに、ここまで終わらせる」といった程度でも構いません。中間目標を設定することによって、万が一業務の遅れが発生した場合に早く気付くことができます。長期の業務の場合は予想外なことも起きる可能性があるので、定期的にスケジュールの見直しを行うことで、早い対応が可能になるのです。

 

④業務のデッドラインを設ける

自分が行う業務のデットラインを決めることが大事です。デッドラインとは、越えてはならない線。つまり、締め切りにあたります。この締め切りを自分で設定して、業務を行いましょう。デッドラインを決めることが重要になる理由として、パーキンソンの法則が挙げられます。「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」というものです。このように仕事量を膨張させないためにも、自分の中でデッドラインを設定することが重要になります。また、デッドラインを設けることによって、仕事に対する集中力や効率性を生み出すことにつながります。さらに、業務に対するの逆算が必要となるため、スケジュールが明確になるといったメリットもあります。

 

以上の4つがスケジュール管理のコツになります。慣れるまでは少々面倒に感じるかもしれません。ただ、上手なスケジュール管理は、仕事を効率よく進めていくために重要なキーポイントです。自分で道を作ってしまえば、あとはその通り進むだけ。時間のコントロールが可能になります。そして、時間に追われることのないビジネスライフをおくりましょう。