一流平社員まさるのビジネスブログ

仕事における効率化について考えていきます。

生産性を上げる目標の立て方

私がまだ入社したての頃。上司に「キミって本当に生産性のない時間の使い方をするよね~」とネチネチ言われた経験があります。私は、そのまま静かにトイレの個室に入って、頭を掻きむしりながら、「きぃぃぃぃぃーーーー!!!!」って叫びました(心の中で)。その日から生産性について日々考えるようになったのです。生産性を上げるにはどうしたらいいか?生産性を上げる目標の立て方って何があるのか?……本日はそんなお話しをしていきたいと思います。では、そもそも生産性とは何なのか?ここが最も大事ですよね。

 

f:id:masaru_business:20161206161103g:plain

 

簡単に言ってしまえば、成果÷生産要素です。ちょっと詳しく説明すると、企業が人や設備、時間など様々な生産要素を投入した割合に対して、どれだけ多くの成果を挙げたか、生産要素の有効利用の程度を表します。では、この生産性を上げる目標の立て方を紹介していきますね。

 

生産性を上げる目標の立て方として最も重要なのは『PDCAサイクルを導入する』です。

 

f:id:masaru_business:20161206162409g:plain

 

PDCAサイクルは、行動プロセスの枠組みです。Plan(計画)、Do(実施・実行)、Check(点検・評価)、Act(処置・改善)の4つで構成されていることから、PDCAという名称になっています。PDCAサイクルは、改善できそうなものに対して計画を立てて、実施します。そして、実施した結果を評価し、改善点を見つけてまた実施、改善した結果さらに改善につながりそうなものがあれば、再び計画を立て改善を行うということを繰り返す取り組みです。まずはこのPDCAサイクルを意識して実行してください。生産性を上げるためには必要な取り組みでしょう。

 

さて。他にも生産性を上げる目標の立て方について紹介していきます。

 

・具体的な行動の目標を立てる!

最終的な目標設定のみではダメです。あくまで具体的な行動の目標を立てることが大事になります。目標までのプロセスも目標にしてください。例えば、「サービス向上」という目標設定をおこなったのならば、同時に「クレームがあった際には書き出して1日以内に改善案を出す」といったプロセスの目標も立てましょう。その時に立てる目標は出来るだけ具体的であると良いです。最も具体的なのは数字。「○○日までに××件行う」という立て方が良いでしょう。

 

・自分の仕事を捨てる!

自分の仕事の中で不要なものは捨てましょう。日々行っている業務の中にも、優先順位は必ずあります。そして、その中で優先順位が低いものは、可能な限り排除してしまいましょう。ここで重要になるのが「No!」と言える勇気。会社とは1つのチームです。確かにチームワークは大事ですし、助け合うことは大事。しかし、多くのことを抱えすぎて業務でパンパンになってしまっては逆効果。「Yes」と言うのと同じぐらい「No」と言いましょう。もちろん、言い方に気を付ける必要がありますが、きちんとした理由があって断るのであれば、相手の気分を害すことはありません。時間は無駄にできない重要な資産です。生産性を上げるためには時間を無駄にはできません。

 

・仕事にかける時間を限定する!

当然ですが時間は限られています。業務を増やせば増やすほど、時間が「仕事」で埋まっていきます。これでは生産性が上がりません。逆のアプローチ方法を考えましょう。重要な仕事をおこなう時には、かける時間を限定するのです。そうすれば、集中力もモチベーションも高くなります。結果として、多くの仕事ができるようになるので生産性向上につながります。

 

・頻繁に休憩する!

短く頻繁に休憩することは、気分転換とエネルギー充電に効果的な方法です。燃え尽きない習慣作りがポイントになります。定期的な休憩をして、燃え尽きを回避しましょう。また、昼寝をするのも効果的。短い昼寝をすると、創造性が高まり、記憶力も良くなり、集中力を保つことができます。適度な昼寝は生産性を抜群に高めてくれるのです。

 

・2分間ルールを守る!

2分間ルール。これは、仕事の生産性を上げる技術の1つです。2分以内にできてしまう業務があるなら、スケジュールには入れず、後からやろうともせず、今すぐやってしまいましょう。簡単なことですが、それだけでグッと生産性は高まります。

 

以上のことを踏まえた上で、生産性を上げる目標を立ててみてください。