一流平社員まさるのビジネスブログ

仕事における効率化について考えていきます。

ポモドーロ法で短時間集中!業務効率UP!

本日は業務効率を上げるポモドーロ法(ポモドーロテクニック)について紹介していきたいと思います。仕事において最も無駄なのは集中せずにダラダラと過ごしてしまうこと。出来るだけ業務に集中できるようにポモドーロ法を使って仕事効率をUPさせていきましょう。

 

ポモドーロ法の基本

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ポモドーロ法とは、1980年代後半にFrancesco Cirillo氏が自身の勉強効率を上げるために考案した時間管理術です。25分を1つの単位として、集中してタスクを処理する方法。ちなみに、ポモドーロとはイタリア語でトマトの意味です。人間の集中力というのは、短時間しか持続できないということから「作業時間+小休憩」のサイクルを連続させて、より作業時間の集中力をアップさせ生産性を高めようという方法なんですが、具体的な方法として……

1サイクル=25分の作業時間+5分の休憩

計30分で1サイクルの作業を1日16回繰り返せば8時間(就業時間)になるわけです。

 

ポモドーロ法の実践方法

それではポモドーロ法の実践方法について、もう少し細かく説明していきましょう。

 

①25分 = 1ポモドーロ 

②タスクを25分刻み(1ポモドーロ)に分割

③ポモドーロ数の「□(チェックボックス)」をタスクの横に書く(例えば50分かかる作業なら2ポモドーロなので、2つのチェックボックスを書く。短時間で完了するタスクは合わせて25分になるようグループ化し、1ポモドーロにする)。

④タイマーを25分(1ポモドーロ)にセットして開始。タイマーが鳴るまではとにかく選択したタスクに集中

⑤タスクが完了したら、シート上の完了したタスク横のチェックボックスに印を付ける

⑥5分の休憩

⑦この④~⑥を繰り返す。

⑧4ポモドーロ(約2時間)ごとに、長い休憩(30分)を取る

 

……この①~⑧までを行うことが、ポモドーロ法なのです。

 

ポモドーロ法のルール

このポモドーロ法を実践していくにあたって、いくつかのルールがあります。まず何よりも大前提になるのが、「実行中のタスクは何が何でもやり通す!」と言う事です。これは本当に大事。

 

例えば、予定外のタスクが急に入った場合は、その場でリストの最下部に記録します。そして、現在進行中のポモドーロ(タスク)が完了次第処理するというフローです。万が一、実行中のポモドーロを中断しなければならないくらい重要度の高いタスクが入ってしまった場合は、現在のポモドーロ(タスク)を中断して無効にします。また最初からになります。

 

他にも様々なルールはあります。5~7ポモドーロ以上かかるタスクは、途中で分割する。いったんポモドーロが始まれば、終了のベルが鳴るまで集中する。……こんな感じです。

 

ポモドーロ法の効果

ポモドーロ法には「終了目標=ポモドーロ数」とすると、生産的な状態で1日を終えられるという効果があります。他にも様々な効果はあります。

 

・実働時間がしっかりと把握できる

自分が実際に仕事をしてる時間って意外と把握しきれていない人って多いと思うんです。もちろん会社にいる時間は把握しきれているはずです。でも実際のところ会社に行ってデスクにはいても全ての時間を業務しているわけではありませんよね。ネット閲覧してしまっている時間や、睡魔と戦ってウトウトしてる時間もあるものです。ポモドーロ法を使えば集中するので無駄な時間がなくなります。そしてポモドーロ法を使えば、いかに自分が今まで無駄な時間を過ごしてきたかわかります。これは大きな効果ですね。

 

・集中力が上がる

「仕事に集中する!」と決めて業務を行うので、とても集中できます。例えば、ポモドーロ法の最中はスマホを触りません。こう決めているだけで圧倒的に集中できるようになるものなんですね。集中力が上がれば、いつもと同じ25分間であっても生産性が大きく変わることでしょう。

 

・様々な場面で応用ができる

ポモドーロ法の応用できる範囲はとても広いです。業務はもちろんこと、ブログを書くとか、資格試験の勉強をするとか、家事をするとか。そういったこと全てに応用できます。休憩を入れることで常に集中して作業ができるので、様々な場面に応用がきいて作業効率を上げることができます。これも大きな効果になりますね。

 

ポモドーロ法の個人的な感想

本当にコレは個人的な感想なんですがね。私にはダメでしたね。ポモドーロ法。これはやってみると本当にしんどいんですよ。1日8時間労働であれば、16ポモドーロが出来るはずなのですが、 実際半分もできたらスゴイです。それくらい疲れます。そして疲れるということは集中力を使ってるということなんでしょうね。

また、私の場合だと、25分は短すぎます。私は集中力がスロースターターなようで、15分くらい経過したあたりから徐々に集中していくタイプなんですよ。だから集中力が上向いてきた時に♪チリリリリ!!って感じでアラームが鳴って休憩になってしまうのです。もちろん続けることで集中力も一気に持っていくことができるようになるとは思うのですが……。

 

でも基本的には役に立つはずです。最初やりにくくても、25分+5分のリズムを体に慣れさせていくことによってパフォーマンス向上につながると思います。

 

是非やってみてくださいね。