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一流平社員まさるのビジネスブログ

仕事における効率化について考えていきます。

時間管理マトリックスについて

全世界で3000万部以上も売れた大ベストセラー『7つの習慣』。その作品の中で紹介されているのが「時間管理のマトリックス」です。本日は時間管理マトリックスについて紹介していきたいと思います。

 

時間管理マトリックスとは

みなさんは、日々の業務の中で、「緊急なこと」と「緊急でないこと」、そして「重要なこと」と「重要でないこと」を区別していますでしょうか。これらをしっかりと区別することが仕事をする上で大事な要素になります。すべての業務を「緊急なこと」と「緊急でないこと」という観点から考えていくと「緊急で重要なこと」、「緊急でないが重要なこと」、「緊急で重要ではないこと」、「緊急でないし重要でもないこと」の4つに分けることができると思います。これが時間管理マトリックスです。

 

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第1領域 重要である×緊急である

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第1領域の「緊急かつ重要」なことはですね。例えばクライアントからのクレーム対応、上司から頼まれている急ぎの仕事などです。これは非常に大事です。

 

第2領域 重要である×緊急ではない

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第2領域の「緊急ではないが重要」は、業務の効率を良くするためのアイデア、人材を育成すること、自分の能力を高める勉強などです。今すぐではないけど、いつかやるべきことって感じですね。

 

第3領域 重要ではない×緊急である

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第3領域の「緊急だが重要ではない」は、重要ではない多くのメールや、生産性のない会議など、自分にとっては重要ではないけど、自分以外の誰かにとっては重要なことになります。 

 

第4領域 重要ではない×緊急ではない

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第4領域の「緊急でも重要でもない」ことは、無駄なことすべてです。誰にとって何の役にも立たない噂話や、意味のない長電話などです。簡単にいうと、単なる時間の浪費にあたることですね。

 

大事なのは第2領域

あえて第2領域が最も大事と書きます。第1領域はもちろん大事ですが、これは言われなくても大事にしますもんね。緊急で重要なんですから。だからこそ第2領域はおざなりになってしまいがちなんですよ。それはダメです。第2領域についてよく考えてみると、問題が発生することを未然に予防したり、成果を出すための計画を立てたり、長期的な成功を果たすうえで、とても大事な領域であることに気付きます。そして、第2領域をおろそかにすると、第1領域にまで影響を及ぼすことになりかねません。第1領域に多くの時間を費やしているとしたら、迅速な対処だけにとらわれ過ぎず、なぜ緊急なことが多いのかという原因と対策を考えてみましょう。

 

第2領域を増やす方法

 

第2領域を増やすことが仕事において非常に大事です。そのためには第4領域を減らすべきなことは言うまでもありません。そして、第3領域の時間を第2領域に当てることが大事なのです。そして第1領域にあるものも「本当にこれは緊急性の高いものなのか?」と疑問を持つことを心掛けていくとよいでしょう。

 

……いかがでしたでしょうか。

今回は時間管理マトリックスについて紹介しました。4つの領域に分類することによって、今後の業務における生産性がグッと高まるはずです。是非とも活用してみてくださいね!!