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一流平社員まさるのビジネスブログ

仕事における効率化について考えていきます。

効率的なメール管理術を身に付けましょう!

どんな仕事であってもメールは必ず使いますよね。ひとつのメール対応をしている間に、別のメールが届き、ついメール対応に時間を費やしてしまうことってあると思います。他にも「あれ?あの時のメールが出てこないなぁ~」といった感じにメールを探すのに時間を費やしてしまうこともあるでしょう。毎日届くたくさんのメールに追われてしまって、仕事の効率が下がっていることは少なくありません。というわけで今回は、効率的なメールの管理術を紹介します!

 

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受信トレイを0にする!

メールの量が増えてくると、頭が混乱してきてしまいますよね。そこで最も大事なことは受診トレイを0に整理することです。受信トレイを0にするための方法として挙げられるのは、メールを仕分けすること。毎日、受信トレイにあるメールは、まず重要度によってフォルダに振り分けることが大事です。ただし、あまりにも大量のメールが受信トレイにある場合には、まずは「保留フォルダ」というのを作ってそこに移動しましょう。そして、保留フォルダのメールは、時間をかけて少しずつ必要どうかを判断します。このように最初は時間がかかりますが、一度、受信トレイを0にすれば今後はラクになりますから是非試してみてください。

 

フィルタリング機能を使う!

メールソフトの自動仕分け機能であるフィルタリング機能を使うのも効果的です。例えば、CCメールとBCCメールを別のフォルダに移動する設定にすると、受信トレイの中にある重要なメールを見つけやすくなります。とりあえず「CCメール」と「BCCメール」というフォルダを作ってみましょう。その後にメールソフトの自動仕分け機能を使って、自分の宛先がCCに登録されているメールを「CCメール」のフォルダに、自分の宛先がTOにも、CCにも登録されていないメールを「BCCメール」のフォルダに移動するように設定しましょう。メールを見る時には、まず、自分が宛先に含まれるメールを優先するとよいでしょう。CCメールやBCCメールは、自分に関係がありそうなものだけ目を通す癖をつけます。このようにメールに優先順位をつけることが非常に重要なのです。

 

メールの作成はとにかくシンプルに!

メール作成の時間を短縮しましょう。気を付けることは、短く!正確に!書くということです。一往復でやりとりが終わらない場合には、電話をかけたりすることによってメールの量を減らしましょう。また、絶対に必要なメールのみ送信するということを心掛けるとメールの数を少なくすることが可能です。当然ですが、メールというのは、送信メールが少なければ少ないほど返信も減ります。なるべく送信するメールを減らすことを心掛けていきましょう。

 

テキスト拡張ツールを活用する!

メールでは「よく使うフレーズ」ってありますよね。そういった何度も入力しているフレーズがある場合、自動化することによって時間短縮に繋がります。定型文、メールアドレス、その他のテキスト入力に関しても、一部の文字を入力するだけで表示される設定にするとよいでしょう。

 

頻繁にメールチェックしない!

大事なことはメールに振り回されないことです。ポップアップ表示などが出るたびにメールをチェックしていると、時間が勿体ないです。1回のメールのチェックは10分程度を限度として、新規メールを受信するたびに対応するのではなく、1時間に1回など、定期的にまとめてチェックする習慣を意識しましょう。

 

スパムメールは削除する!

受信トレイの中がスパムメールでいっぱいになっている場合は要注意です。大量のスパムメールを完全に0にすることは不可能だと思いますが、最低限に減らすことは可能です。まず、メーリングリストではなく、自分宛に直接送信されているメールを特定しましょう。Outlookなど定番のサービスにもこの機能はありますから活用してみてください。

 

検索機能を活用する!

古いメールを探す時は検索機能を活用しましょう。検索窓に探しているメールのキーワードを入力すればすぐに見つかるでしょう。1通ずつ探していては時間がかかってしまいますので、時間短縮を意識していくことが大事です。

 

……いかがでしたか?メールを管理したり、整理したりすることは、仕事で使っているデスクを綺麗にするのと同じです。仕事ができる人ほど、片付いているものなんです。仕事を効率良く進めていくためにも、今日からメールの管理術を身につけることを意識してみてください。