一流平社員まさるのビジネスブログ

仕事における効率化について考えていきます。

仕事で落ち込んだ時の立ち直り方を紹介します。

仕事をしていく中で、ミスをしたり、壁にブチ当たったり、将来のことが不安になったり、色々な理由で落ち込んでしまうことってありますよね?

……私はあります。しょっちゅうです。わりと調子にのりやすい性格なので、自分のことを過大評価してしまうことがあるんですね。でも実際は大したことありませんから、失敗しまくってしまうわけですよ。

1番ひどかったのは新入社員の時ですね。自信満々で入社したのですが、ミスばかり。それでも優しいことで有名だったF課長は優しく声をかけてくれました。「焦らなくて大丈夫だよ。最初はみんなミスするものだから」と。でもそんな優しい課長が最終的に「お前さー!頼むから辞めてくれねぇかなー!」と言った時にはひどく落ち込みましたね。

 

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……というわけで本日は「落ち込んだ時の立ち直り方」について紹介していきたいと思います。

落ち込んだ時の対策は様々です。お酒を飲んだり、笑いまくったり、環境を変えたりなどが挙げられます。順番に紹介していきますので是非参考にしてみてください。仕事だけでなく、失恋なんかの悩みにも役立つはずですよ!

 

お酒を飲む!

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お酒を飲むというのは、ある意味、「逃げる」という選択ですね。でもいいんです。落ち込んでいる時には迷わずお酒に逃げましょう。笑い上戸の人なら笑顔になれますし、泣き上戸の人なら涙枯れるまで出しつくしてしまいましょう。いずれにしてもお酒を飲むことによって今の嫌なムードが麻痺していくはずですよ。

 

笑いまくる!

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無理矢理でもいいんです。笑いまくりましょう。落ち込んでいる状態ですから笑顔が引きつってしまうかもしれません。それでもいいので笑いまくりましょう。バラエティ番組を見てもいいです。ネットでもいいです。過去に面白かったことを思い出してもいいです。とにかく笑いましょう。「笑う門には福来たる」という言葉の通り、きっと幸せはやってくるはずですよ。

 

環境を変える!

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環境を変えるというのは非常に効果的です。気分が落ち込んだ場所、そんなイヤな思い出がある場所にいたままだと気分転換もできません。そんな時は視点を変えてみましょう。もし、仕事中なのであればトイレに行ったり、休憩に行ったりしましょう。もし休みがとれるようであれば旅行に行くのもいいです。落ち込んでいる時期が長く続いてる場合は思い切って引っ越しをしてみるのも1つの手です。いずれにせよ今落ち込んでる状態なのですから、今の場所にいては解決しません。とにかく動いていきましょう。

 

人に話してみる!

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心が落ち込んでしまっている時というのは、誰かに話すことでラクになったりするものです。家族や、友人であればベストですが、別に誰でも構いません。たまたま知り合った人でもいいですし、バーで働くバーテンダーや、タクシーの運転手さんなんかでもいいんです。ただ話すだけでも気持ちがきっとラクになります。声に出すことで心にたまった重荷を吐き出すことができるのです。

 

ポエムを書く! 

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落ち込んでる時は思い切り落ち込んで、自分に酔ってしまいましょう。「はぁ……なんでこんなにつらいんだろう」って言いながらポエムや小説を書いてみるのです。普段とは違う精神状態で書く文章はきっといつもとは違うものになるはずですよ。思わぬところでアーティスティックな一面が開花する可能性もあります。

 

運動する!

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 やはり落ち込んだ時には体を思い切り動かしましょう。特に効果的な運動はジョギングやウォーキングです。ジョギングをすれば汗をかいて気持ちがリフレッシュされますし、安眠効果もあります。ウォーキングも気分転換につながります。ウォーキングのコツとしては、つま先立ちで歩くことです。つま先で立つことによって、体を持ち上げることになります。つま先立ちすることによって、体が「上がる」ことが大事なのです。まずは姿勢から前向きになりましょう。

 

休暇をとって何もしない!

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「何もしない!」っていうのも効果的です。テレビもスマホも全部消して、何も考えないようにしてみてください。目をつむって、ただただダラダラすればいいんです。落ち込んだ感情というのは、時間をおけば弱まるものです。弱まるまで何もしなければいいのです。ただし、これは案外難しいことです。何もせずに過ごす10分は、かなり長く感じるはずです。でも何もしないでください。きっと心がラクになりますよ。

 

……いかがでしたでしょうか。

心が落ち込んだ時には色々と試してみてください。いつまでも心が落ち込んだ状態が続くことは絶対にありません。どんなに行動しても、落ち込んだ状態が続いたとしても、いつかは必ず心がラクになります。ファイトです!!

効率的なメール管理術を身に付けましょう!

どんな仕事であってもメールは必ず使いますよね。ひとつのメール対応をしている間に、別のメールが届き、ついメール対応に時間を費やしてしまうことってあると思います。他にも「あれ?あの時のメールが出てこないなぁ~」といった感じにメールを探すのに時間を費やしてしまうこともあるでしょう。毎日届くたくさんのメールに追われてしまって、仕事の効率が下がっていることは少なくありません。というわけで今回は、効率的なメールの管理術を紹介します!

 

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受信トレイを0にする!

メールの量が増えてくると、頭が混乱してきてしまいますよね。そこで最も大事なことは受診トレイを0に整理することです。受信トレイを0にするための方法として挙げられるのは、メールを仕分けすること。毎日、受信トレイにあるメールは、まず重要度によってフォルダに振り分けることが大事です。ただし、あまりにも大量のメールが受信トレイにある場合には、まずは「保留フォルダ」というのを作ってそこに移動しましょう。そして、保留フォルダのメールは、時間をかけて少しずつ必要どうかを判断します。このように最初は時間がかかりますが、一度、受信トレイを0にすれば今後はラクになりますから是非試してみてください。

 

フィルタリング機能を使う!

メールソフトの自動仕分け機能であるフィルタリング機能を使うのも効果的です。例えば、CCメールとBCCメールを別のフォルダに移動する設定にすると、受信トレイの中にある重要なメールを見つけやすくなります。とりあえず「CCメール」と「BCCメール」というフォルダを作ってみましょう。その後にメールソフトの自動仕分け機能を使って、自分の宛先がCCに登録されているメールを「CCメール」のフォルダに、自分の宛先がTOにも、CCにも登録されていないメールを「BCCメール」のフォルダに移動するように設定しましょう。メールを見る時には、まず、自分が宛先に含まれるメールを優先するとよいでしょう。CCメールやBCCメールは、自分に関係がありそうなものだけ目を通す癖をつけます。このようにメールに優先順位をつけることが非常に重要なのです。

 

メールの作成はとにかくシンプルに!

メール作成の時間を短縮しましょう。気を付けることは、短く!正確に!書くということです。一往復でやりとりが終わらない場合には、電話をかけたりすることによってメールの量を減らしましょう。また、絶対に必要なメールのみ送信するということを心掛けるとメールの数を少なくすることが可能です。当然ですが、メールというのは、送信メールが少なければ少ないほど返信も減ります。なるべく送信するメールを減らすことを心掛けていきましょう。

 

テキスト拡張ツールを活用する!

メールでは「よく使うフレーズ」ってありますよね。そういった何度も入力しているフレーズがある場合、自動化することによって時間短縮に繋がります。定型文、メールアドレス、その他のテキスト入力に関しても、一部の文字を入力するだけで表示される設定にするとよいでしょう。

 

頻繁にメールチェックしない!

大事なことはメールに振り回されないことです。ポップアップ表示などが出るたびにメールをチェックしていると、時間が勿体ないです。1回のメールのチェックは10分程度を限度として、新規メールを受信するたびに対応するのではなく、1時間に1回など、定期的にまとめてチェックする習慣を意識しましょう。

 

スパムメールは削除する!

受信トレイの中がスパムメールでいっぱいになっている場合は要注意です。大量のスパムメールを完全に0にすることは不可能だと思いますが、最低限に減らすことは可能です。まず、メーリングリストではなく、自分宛に直接送信されているメールを特定しましょう。Outlookなど定番のサービスにもこの機能はありますから活用してみてください。

 

検索機能を活用する!

古いメールを探す時は検索機能を活用しましょう。検索窓に探しているメールのキーワードを入力すればすぐに見つかるでしょう。1通ずつ探していては時間がかかってしまいますので、時間短縮を意識していくことが大事です。

 

……いかがでしたか?メールを管理したり、整理したりすることは、仕事で使っているデスクを綺麗にするのと同じです。仕事ができる人ほど、片付いているものなんです。仕事を効率良く進めていくためにも、今日からメールの管理術を身につけることを意識してみてください。 

生産性を上げる仮眠のコツ!!

仕事をしていれば、「いやぁ~眠い!実に眠い!眠すぎる!仕事にならん!」みたいな時ってありますよね。ただし、仕事中の睡魔というのは、思わぬミスやトラブルの原因になりかねません。そこで注目したいのが「仮眠」です。上手な仮眠をとることによって、眠気を撃退するだけでなく、仕事のパフォーマンス向上にも有効な手段になるのです。

 

……というわけで!!本日は、効果が高い仮眠の取り方を紹介致します。ぜひ参考にしてください。

 

効果的な仮眠の取り方

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効果的な仮眠の取り方は、仮眠時間に気を付けることや仮眠方法に気を付けることなどがあります。順番に説明していきましょう。

 

仮眠の基本は15分!

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仮眠というのは、ただやみくもに寝るわけではありません。あくまでも熟睡しない程度の長さに寝ることなのです。深いノンレム睡眠に入ってしまうと、目覚めがスッキリせず、かえって仕事のパフォーマンスが落ちてしまいます。「15時までに15分」というのが仮眠の基本だといわれています。15分という短時間であっても、十分な疲労回復が可能です。毎日30分以上の仮眠を取っている場合は、15分以下にしてみましょう。

 

仮眠は座った状態で取る!

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効果的な仮眠には、姿勢も重要になります。ベッドやソファーで横になってしまうよりも、座ったままの姿勢で仮眠をとったほうが良いです。横になって仮眠をとってしまうと、深い眠りになってしまうからです。デスクワークの場合は、机にうつぶせになって仮眠をとったり、椅子の背もたれに深く寄りかかったりして仮眠をとりましょう。

 

仮眠グッズを使う!

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仮眠をとる時には仮眠グッズを使うのも効果的です。日本のグッズだけでなく、海外のアイディア商品もたくさん出ています。首を支えるエア枕もそうですし、机にうつぶせの状態で仮眠するときは小型のデスクピローなどがあれば快適な仮眠になります。実用的なものから個性あふれる商品までたくさんあるので是非試してみると良いでしょう。

 

sakidori.co

 

仮眠前にはコーヒーを飲む!

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仮眠前にカフェインを摂るのがおすすめです。カフェインの効果というのは、吸収してから30分後からなので、仮眠の少し前に飲むことによって、カフェインの覚醒作用と目覚めが重なるので効果的です。

 

……いかがでしたでしょうか。今回は、仮眠のコツについて紹介していきました。仮眠を味方につけることによって、仕事の生産性をグングン上げていきましょう。

iPhone&Android!おすすめのメモアプリ!

仕事をしているとき、「あっ!これメモしておきたい!」って急に思うことありますよね。そこで本日は、私がおすすめするメモアプリについて紹介していきたいと思います。iPhoneで使えるメモアプリと、Androidで使えるメモアプリを分けて紹介しますね。

 

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iPhoneのメモアプリ

iPhoneのメモといったら、やはりデフォルトアプリの「メモ」が、最もシンプルで、使い勝手のよいでしょう。ただ、それ以外にも便利なメモアプリはたくさんありますので紹介していきます。

 

MemoFolder

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iPhoneのメモアプリの中でも、シンプルかつ、使いやすいメモアプリがMemoFolderになります。メモに関しては、フォルダ分けが可能なので、管理が非常にラクです。また、人に見られたくないようなメモに関しては、パスワード設定が可能なシークレット機能も付いています。

おすすめ度 ★★★★☆

MemoFolder

MemoFolder

  • Yoshiaki Nakata
  • ビジネス
  • 無料

 

くまメモ

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こちらのメモアプリもかなりシンプルなので使いやすいです。また、くまのキャラクターが可愛く、手書きという特徴もあります。機能に関しても必要最低限といった印象で、色は黒と赤のみ。文字の太さは2種類のみ。保存はカメラロールのみです。 とにかく、メモのみで使いたいというかたにはおすすめです。

おすすめ度 ★★★☆☆

くまメモ

くまメモ

  • jokijoki.com
  • ユーティリティ
  • 無料

 

ペタットメモ

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ピタットメモの特徴は、付箋のようにメモを貼っておけるところです。常に目にしておきたいメモに関しては、iPhoneのアイコンと並べることができます。270種類もあるデザインの中から選ぶことができるので飽きもきません。

おすすめ度 ★★★★☆

 

Androidのメモアプリ

Androidには、多くのメモアプリが存在します。「たくさんあり過ぎて何がいいかわからない」ってこともあると思うので、私が使っている中で、とても便利だと感じたメモアプリを紹介します。

 

Google Keep

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こちらは最も有名なメモアプリになるでしょう。Googleの公式メモアプリになるので、Androidにはデフォルトで入っています。さすがは有名公式アプリといった印象です。とても使いやすいです。手書きメモ、ボイスメモ、メモごとの色分けなどの機能はすべて備わっています。また、こちらはGoogleアカウントと連動しているので、パソコン上からでもチェックできるというメリットもあります。

おすすめ度 ★★★★★

play.google.com

 

メモ帳

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THEシンプルですね。名前に関してもそうですが、こちら最もシンプルなメモアプリです。メモの作成&編集&一覧表示だけしか備わっておりませんが、その分、使いやすさがハンパじゃありません。忙しい時、急に思いついたアイデアをメモしたいときには、シンプルなほうがいいですよね。

おすすめ度 ★★★★☆

play.google.com

 

手書きメモ帳

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こちらは手書きメモ専用のメモアプリになります。他のメモアプリにも手書きメモ機能が付いているものはたくさんありますが、これは違います。あくまでも手書き専用です。その分、手書き好き(?)にはたまらない仕様となっております。メニュー表示に関してもわかりやすいですし、手書きメモを画像として保存できるメリットもあります。

おすすめ度 ★★★☆☆

play.google.com

 

……いかがでしたでしょうか。使い勝手がよいメモアプリは使う人によって様々だと思います。色々なメモアプリを試して、自分に合ったものを見つけてくださいね。

仕事がデキル人の上手な休憩の取り方!

仕事を効率よく進めるためにも休憩の取り方は大事です。特に仕事がデキル人というのは、休憩の取り方が非常に上手です。
……というわけで本日は、「上手な休憩の取り方」について紹介していきたいと思います。デスクワーク中心の人はもちろんのこと、肉体労働の仕事を行っている人にも、きっと役に立つ情報になります。

 

90分に1回休憩する

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人の集中力というのは、そんなに長く続きません。つまり、ずーっと机の前で仕事をしているよりも、休憩時間を頻繁に取っやほうが結果として成果が出るのです。休憩時間を取るタイミングは、約90分に1回というのが目安だと言われています。仕事の効率を上げるにも、時計を見て90分経った時点で休憩を取ることを心掛けましょう。

 

目を閉じてみる

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PC画面を長時間見ていると、「目が疲れたなぁ~」と思うこともあるでしょう。目と脳というのは、神経で密接につながっているので、目の疲れ=脳の思考を鈍らせてしまいます。そんな時には目を閉じてみましょう。情報を遮断することによって、頭の整理に繋がります。また、耳をふさぐのも良いので、耳栓などのアイテムを使うのもオススメです。

 

プチ昼寝をしてみる

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せっかくの休憩ですから寝てしまいましょう。ただ、15分以上昼寝をしてしまうと脳が完全に休まってしまうので、あくまで10分程度のプチ昼寝です。すると、午後はシャキっとした気分でスタートできるでしょう。

 

お茶を飲む

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休憩時間を取る時には、お茶を飲みましょう。仕事中にコーヒーを飲む人が多いと思いますが、休憩時間にはお茶がオススメです。その理由は、お茶に含まれるテアニンが脳をリラックスさせる効果があるからです。休憩時間には、お茶を飲むことによって、脳を休ませてあげるのが、仕事の効率を上げるのに効果的でしょう。

 

散歩や体操などで体を動かす

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机の前にずっと座っていると、血流が悪くなりがちです。そんな時は、座った状態で、伸びをしたり、上半身をひねったり、肩をまわしたりして、体をほぐしてあげましょう。また、外に散歩に行くのもオススメです。日の光を浴びることによって体内でビタミンDが生成されますし、血流が良くなることによって、体の中に溜まっていた老廃物や疲労物質なども流れるようになるため、体の疲れを抜くことができます。もちろん、あまりたくさん歩き過ぎると、疲れてしまうのでほどほどにしましょう。さらに、外で軽くできる運動としてヨガなんかもいいですね。休憩中に出来るヨガが紹介されていたので、ご共有致します。

介護職員さんのための休憩中に出来る「ちょこっとヨガ」

 

日光浴をする

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仕事の効率を上げる為の休憩として日光浴も効果的です。太陽光というのは、脳内のセロトニンの分泌を促してストレス解消になるのです。特に、デスクワークが多く、会社内で仕事することが多い業種の場合にはオススメです。

 

……いかがでしたでしょうか?様々な休憩の仕方があると思うので、自分に合った休憩方法を探してみてくださいね。また、「効率のいい休憩方法」が書いてあるネット記事が色々ありましたので、ご共有致しますね。

 

会社の昼休みをもっと有意義に過ごすためのアイデア

仕事の効率を上げる3つの上手な休憩のコツ

リフレッシュして仕事の効率アップ。会社での休憩時間の過ごし方

 

以上です!

プロジェクト管理に最適!無料で使えるガントチャートツール11選!

「大きなプロジェクトを任されたけど成功できるか不安……」ってことありますよね?(私はあります)

プロジェクトを成功させるにあたり、スケジュールの進捗管理はとても重要です。個人のスケジュール管理はもちろんのこと、チーム全体の管理などが必要な場合もあるでしょう。

そこで!!

今回はガントチャートと呼ばれる進捗管理ツールを紹介していきたいと思います。このガントチャートを上手に活用することで「いつまでに何をやるべきなのか?」といった情報をチームのメンバーが簡単に共有できるようになります。

 

目次

 

ガントチャートとは?

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ガントチャート(Gantt Chart)とは、プロジェクト管理の一貫で、業務工程管理を目的に用いられる表のことを指します。

特徴として挙げられるのは、タスクそれぞれの関係性が把握できることです。例えば、プロジェクトが遅れている場合の原因、重要なタスクなどを視覚的に確認することが出来ます。

Excelを用いて作ることも可能ですが、ガントチャートツールは無料でもたくさんありますので、それを用いてスケジュール管理するのがオススメですよ!!

 

ガントチャートツール11選!

無料で使えるガントチャートツールを紹介していきます。本日紹介するのは、『みんなでガント.com』、『Jooto』、『Redmine』、『OpenProj』、『Brabio!』、『gantter』、GanttProject』、『がんすけ』、『Tom's Planner』、『Backlog』、『Wrike』の11選です。

 

みんなでガント.com

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会員登録不要で利用可能なクラウド版のガントチャートサービスになります。有料版もありますが、基本的には無料版で十分利用可能できます。クラウド型ですので、インターネット環境があればいつでもどこでもガントチャートを閲覧できます。

使い方としては、「ガントチャートを作成」ボタンをクリックしてパスワードを入力、そこで発行された URL を、メンバー間で共有するだけです。

こちら非常に使いやすく、簡単に編集も出来るので、ガントチャート初心者であっても安心です。

 

minna-de-gantt.com

 

Jooto

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Jootoは、アカウントを作成すれば、無料で利用開始できるクラウドサービスです。タスクを付箋のようなカードに書きだして管理し、ブラウザ上のドラッグ&ドロップ操作で簡単に移動できる操作性が特徴的です。国内での利用者も多く、定評のある進捗管理ツールです。

また、注意点としては、ToDo リストとしての利用のみが無料ということです。そこからガントチャートを作成する機能に関しては、有料版になってしまいます(コノヤローですよね)。ただ、1カ月の無料期間があるので、これを利用してみるのも良いでしょう。ちなみに有料版はベーシックプランが月額980円~になります。

 

www.jooto.com

 

Redmine

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こちらは、Webベースでプロジェクト管理ができるオープンソースのプロジェクト管理ツールになります。かなり高性能ということもありますし、自社に合わせてカスタマイズができるという点も評価が高く、システム開発現場などで幅広く普及しています。ガントチャートWiki、ロードマップなどの機能を備えています。

また、チケットという単位でタスクを管理し、それぞれの進捗を視覚的に把握しながらプロジェクトを進行させることが可能です。

オープンソースなので入手自体は無料になりますが、自前でサーバーを立ててインストール、設定をする必要があります。元々がシステム開発者向けのツールだったこともあって導入のハードルが高いというデメリットもあります。

もし導入が難しいとお感じの場合は、My Redmineというホスティング型のサービスもあるので検討してみるといいでしょう。

 

Redmine.JP — Redmine日本語情報サイト

 

OpenProj

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こちらはフリーソフトをダウンロードすることによって、ローカル環境でガントチャートが利用可能になります。マイクロソフト社が販売している有料のプロジェクト管理ツール「Microsoft Project」の互換ソフトです。ただ、Microsoft Projectとは違って、完全無料の利用が可能です(ヨッシャーですね)。

Microsoft Projectに近い機能性とインターフェースを持ちながらも、無料で使えるのが最大の魅力でしょう。また、デスクトップアプリケーションですので、Web上でアクセスすることなくプロジェクト管理が行えます。

 

ja.osdn.net

 

Brabio!

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こちらは初心者にも使いやすいプロジェクト管理ツールです。シンプルながら非常に力があります。また、5人までであれば無料で使えるのも大きなメリットです。

ガントチャートならExcelの10倍のスピードで作れる!』というキャッチコピーの通り、素早く簡単に管理ができます。特徴的な機能としては、「プロジェクト横断ビュー」を備えており、各タスクの進捗管理の共有や達成率の表示なども同一画面上で行えるためプロジェクトの進捗状況もすぐ把握できます。

また、Excelファイル形式で一括出力できますので、すでにExcelを使っている場合や社外にExcel形式で渡したい場合には便利です。

 

brabio.jp

 

gantter

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こちらもスケジュール管理がとても簡単に行える無料ガントチャートツールです。FirefoxGoogleChromeにインストールするだけで手軽に使えます。

書式を埋めるように入力していけば、初心者であってもすぐにガントチャートが作成でき、効率よくプロジェクト管理ができます。

しかし、こちらは海外のガントチャート作成ツールになるため、日本語に対応していません。他のサービスに比べるとシンプルではあるものの、英語が苦手な人にとっては使い勝手がよくないかもしれませんね。

 

Gantter - web-based project scheduling made easy

 

GanttProject

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こちらは、オープンソースJava製プロジェクト管理ツールです。こちらは導入に関して、少々ハードルが高めではありますが、無料でかつ高性能なガントチャート作成ツールになります。

基本機能として、ガントチャートの作成やタスク管理、進捗管理などチームで仕事をする際に必要な機能は一通り揃ってますし、複数のファイル形式でエクスポートも可能です。WindowsMacWindowsなどに対応している点も魅力といえるでしょう。

 

ja.osdn.net

 

がんすけ

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こちらとてもシンプルでオーソドックスなダウンロードタイプのガントチャート作成サービスです。海外のサービスには抵抗があるという方や、シンプルにスケジュール管理だけができるツールを求めている場合にはオススメです。

ベースになっているカレンダーにチャートを作り、プロジェクトの管理します。編集も簡単なので初心者であっても簡単に扱うことが可能です。表示は1日から2年間まで、いくつかの範囲で切り替えが可能。無料で使える「がんすけ」と、機能強化した有料版の「がんすけ2」の2タイプが提供されています(2160円)。

 

ガントチャート がんすけ

 

Tom's Planner

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世界的に多くのユーザーを抱えるプロジェクト管理ツールTom's Planner。
こちらのサービスもとてもシンプルな操作でガントチャートを作れます。また、最大の特徴は豊富なテンプレートが用意されていることです。初めてガントチャートを作るという場合や、急にガントチャートが必要になったという場合にもこのテンプレートを活用することで質の高いチャートがすぐに作れます。
 

www.tomsplanner.com

 

Backlog

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多くの会社に導入されている国産のプロジェクト管理ツールになります。ファイル共有、Wiki、バージョン管理など幅広い機能を備えています。そして、その1つとしてガントチャートの作成・管理機能も含まれています。

こちらベーシックプランにすると月額2000円〜となっており、少々高い印象があるかもしれませんが、様々な機能が付いているのでオススメです。

 

www.backlog.jp

 

Wrike

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こちらも海外のプロジェクト管理ツールになります。

海外のサービスに抵抗がある人にとっては、あまりオススメできませんが、PayPalAmazonなど海外の有名な企業で導入されている実績あるサービスです。

5人までであれば無料でも使えます。タスク管理やファイル共有といった基本的な機能から、有料版ではとてもクオリティの高いガントチャートの作成や、タスクにかかった時間を測定できるタイムトラッキングなど生産性を高めるための強力な機能が備わっています。

 

www.wrike.com

 

……以上になります。いかがでしたでしょうか。

会社内でプロジェクトを進める際に最も大切なのはチームワーク。そこで情報共有はとても重要になります。今回紹介したようなツールを使うことによって、全体の状況把握を簡単にし、管理の手間を軽減していきましょう。ガントチャートを上手に活用して、是非ともプロジェクトを成功に導いてください!!

意外と簡単!残業を減らす方法を紹介します!

本日は「残業」について書いていきたいと思います。今かなり話題になっているのが残業の問題ですよね。

私は、残業断固反対派なんですよ。終わらないタスクに対して「作業時間を増やす」という解決法が最も安易かつ、簡単な逃げ道かな~と思うんです。だってそれは根本的な解決にはなっていないんですもん。時間は有限ですからね。

だから残業をせずに同じタスク量をこなすことができるようにしなければなりません。今後の日本はどんどん残業がなくなっていかなければいけないのです。

 

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実際に国も動き出しています。2020年までに「仕事時間と生活時間のバランスが取れるように見直す」という、働きかた改革を目指す方針が閣議決定されたのですよ。

 

そこで!本日は、残業を減らす方法について書きたいと思います。実際の企業が行っている取り組みや、個人で出来る方法などを紹介しますね。

 

残業を減らすために企業がやってること

それでは残業を減らすために実際の企業が行っている取り組みに関して紹介していきます。いずれもユニークなものばかりですよ。

 

残業時間を常にチェック!(イトーヨーカ堂)

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イトーヨーカ堂では、お店ごとに残業時間を調べて、店舗運営における効率をチェックしています。そんな取り組みがあることで、労働時間が多い店舗ほど、売上が少なく、食品の廃棄ロスが多いということがわかったそうです。こういったデータを取ることで、お店ごとに「残業してはいけない」という意識が向くのではないでしょうか。

 

19時に会社の電気が消灯!(カヤック)

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面白法人カヤックでは、「水曜日は19時に会社を消灯する!」というルールを適用しているそうです。そうすることによって、いつも以上に仕事を集中して行うことができます。面白法人というだけあってユニークな取り組みですね。

 

退社時刻を毎朝宣言!(ビッグローブ)

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ビッグローブでは、毎朝9時から10時にかけて、全社員がその日の帰る予定時刻を宣言しているそうです。そうすることで得られる効果は、「やるべき仕事を終えれば気兼ねせず帰れる!」という雰囲気を作ること。そして、退社時刻を宣言したからには、何としても達成したいという気持ちが社員に生まれ、結果として仕事を早く終わらせることができること。以上の2点になります。

また、他の取り組みとしては、全員が見えるホワイトボードに各社員の1日のタスクを付箋に書いて貼付けるというものです。その付箋を見れば、「誰がどれくらいの仕事量か」を把握できます。そうすることで助け合いの精神が生まれ、結果的に残業を減らすことができるのです。

 

社員の残業時間を発表!(リクルート)

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社員の残業時間を発表する。これも非常にユニークな方法ですね。労働時間を集計し、それを社員が見れる場所に貼り出す取り組みをされているそうです。よくあるのは、営業成績などが貼られたオフィスですよね。これと同じように残業時間が貼りだされるわけです。残業=恥ずかしいことという空気を作ることが残業を減らすためには大事なのでしょう。

 

創業時からずっと18時で全員退社!(クラシコム)

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18時に全員退社というのは、女性中心の会社であるクラシコムならではの仕組みですね。この会社のすごいところは、18時に全員が退社するにも関わらず、売上は伸び続けているということ。クラシコムの社員が個人として行っている取り組みの1つが、「やることリスト」というものを作成し、スケジュールに余裕をもって仕事を進めることです。

 

残業チケットの導入(ピコナ)

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アニメ業界のピコナでは、2012年〜2014年にかけて行われた「時間外労働撲滅プロジェクト『リア充しよう』」で、時間外労働をそれまでの80%も削減した実績があります。こちらのプロジェクトが開始する前までは、社員1人の平均残業時間が100時間を越えるほど過酷な労働環境だったものの、プロジェクト導入後は段階的に削減し、残業時間が25時間程度に収まるまでに至っているそうです。

具体的な取り組みとしては、21時以降の残業は、1ヶ月につき上限7枚までの「チケット」の使用を必須にしたという点です。このチケットを使用するには、社長に申請する必要があり、使用の理由を明確にすることが義務づけられています。これによって、「社長に言うのはヤダなぁ~」という空気感が生まれ、スケジュールや時間を管理する意識が備わったということでしょう。

 

残業した社員は「ヘンテコマント」を着る!(セントワークス)

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残業=ヘンテコマントを着用。これは非常に面白い取り組みです。定時の18時になると、社員たちは逃げるようにして帰って行くそうです。それでも残っていると、オフィスに人事担当者がやってきて、残業している人に「ヘンテコマント」が手渡しするそうですよ。しかも、そのマントには、「退社目標時間」を書いた紙を貼りつけられるのが掟。これを導入したことによって、総残業時間が半減したらしいからスゴイですよね。まぁ、これはこれで別の問題が生じそうですが(パワハラ的な)。

 

会議は立ったまま!(SCSK)

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これは即効性のありそうな取り組みですね。どうしても無駄なことまで話し込んでしまいがちな会議ですが、長居できないように立って行うことによって、無意識のうちに短縮化されそうです。こういう細かいところが残業をなくすためには重要なのでしょう。

 

残業を減らすために個人がやってること

ここまで、残業を減らすために企業が行っている取組みについて紹介してきました。次に「残業を減らすために個人がやってること」について紹介していきたいと思います。

 

時間割を作る!

学生の頃にあった時間割のようなものを作るとよいでしょう。1時間~2時間程度までの枠を作って、その枠にタスクを書きだします。そして、その時間内で終わらせる仕事を入れていきましょう。その時間は基本的にその仕事のみを行うことで効率があがります。

 

優先順位に合わせて仕事!

重要なことはどんどん優先的に終わらせていきます。そうすれば午後以降は、あまり重要ではない仕事が残ります。そういった仕事は、わざわざ残業しなくて良いので、早く帰ることができるようになるのです。しかも、朝というのは、疲れてなくてやる気と集中力が高いのでその間に重要なことは一気に終わらせられるものなのです。

 

早く家を出る!

これは力技になるので、あまりオススメはできませんが、1時間でも早く家を出て仕事を始めれば残業は減ります。しかも、朝の効率は夜の2倍あるといわれているので、残業するよりも効率的でしょう。朝早く起きるのは辛いかもしれませんが、それが当たり前になるまで繰り返してしまえばいいのです。夜は残業せずに早く帰って自分の時間や家族との時間を楽しんだほうがストレスもなくなるでしょう。 

 

定時で帰る前提で仕事!

意外とこれが大事なんです。周りに残業をしている社員が多いと、どうしても残業が当たり前になっていきます。つまり残業を前提に仕事をしているんですね。これは絶対に駄目です。定時に帰ることが前提なんですから。それは絶対に意識することが大事です。「定時には絶対帰る!」という気持ちで仕事すると、それだけで無駄な時間がなくなるものです。逆に言えば、どれだけ自分が無駄な時間を過ごしたかということに気付くでしょう。

 

周りの社員に仕事を任せる!

これも非常に大事です。任せることができる仕事は人に任せましょう。自分しかできない仕事なんて基本的に少ないと思います。ただ、1つだけ気を付けないといけないことは、就業時間ギリギリになって仕事を任せないことです。前もって伝えておくことが大事です。

 

……いかがでしたでしょうか?残業というのは企業レベルだけでなく、個人レベルでも十分に減らすことができるのです。周りが残業ばかりするから空気的に帰れないという場合もあるかもしれません。しかし、周りの視線は気にせずに思い切って帰ってみましょう。そして残業をしない以上、誰からも後ろ指をさされないように仕事をこなす実績も必要です。仕事を効率化して、タスクを減らさずに業務時間を減らすということを実現していきましょう。

 

ただ、「自分の体を犠牲にして会社のために生きる」というのを美徳にしている会社があることも事実。そういった古い会社の場合、定時に帰ると評価が落ちることもあるでしょう。

 

……そんな会社は辞めてしまえばいいんです。いやっ、冗談抜きにそう思います。