一流平社員まさるのビジネスブログ

仕事における効率化について考えていきます。

時間管理マトリックスについて

全世界で3000万部以上も売れた大ベストセラー『7つの習慣』。その作品の中で紹介されているのが「時間管理のマトリックス」です。本日は時間管理マトリックスについて紹介していきたいと思います。

 

時間管理マトリックスとは

みなさんは、日々の業務の中で、「緊急なこと」と「緊急でないこと」、そして「重要なこと」と「重要でないこと」を区別していますでしょうか。これらをしっかりと区別することが仕事をする上で大事な要素になります。すべての業務を「緊急なこと」と「緊急でないこと」という観点から考えていくと「緊急で重要なこと」、「緊急でないが重要なこと」、「緊急で重要ではないこと」、「緊急でないし重要でもないこと」の4つに分けることができると思います。これが時間管理マトリックスです。

 

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第1領域 重要である×緊急である

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第1領域の「緊急かつ重要」なことはですね。例えばクライアントからのクレーム対応、上司から頼まれている急ぎの仕事などです。これは非常に大事です。

 

第2領域 重要である×緊急ではない

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第2領域の「緊急ではないが重要」は、業務の効率を良くするためのアイデア、人材を育成すること、自分の能力を高める勉強などです。今すぐではないけど、いつかやるべきことって感じですね。

 

第3領域 重要ではない×緊急である

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第3領域の「緊急だが重要ではない」は、重要ではない多くのメールや、生産性のない会議など、自分にとっては重要ではないけど、自分以外の誰かにとっては重要なことになります。 

 

第4領域 重要ではない×緊急ではない

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第4領域の「緊急でも重要でもない」ことは、無駄なことすべてです。誰にとって何の役にも立たない噂話や、意味のない長電話などです。簡単にいうと、単なる時間の浪費にあたることですね。

 

大事なのは第2領域

あえて第2領域が最も大事と書きます。第1領域はもちろん大事ですが、これは言われなくても大事にしますもんね。緊急で重要なんですから。だからこそ第2領域はおざなりになってしまいがちなんですよ。それはダメです。第2領域についてよく考えてみると、問題が発生することを未然に予防したり、成果を出すための計画を立てたり、長期的な成功を果たすうえで、とても大事な領域であることに気付きます。そして、第2領域をおろそかにすると、第1領域にまで影響を及ぼすことになりかねません。第1領域に多くの時間を費やしているとしたら、迅速な対処だけにとらわれ過ぎず、なぜ緊急なことが多いのかという原因と対策を考えてみましょう。

 

第2領域を増やす方法

 

第2領域を増やすことが仕事において非常に大事です。そのためには第4領域を減らすべきなことは言うまでもありません。そして、第3領域の時間を第2領域に当てることが大事なのです。そして第1領域にあるものも「本当にこれは緊急性の高いものなのか?」と疑問を持つことを心掛けていくとよいでしょう。

 

……いかがでしたでしょうか。

今回は時間管理マトリックスについて紹介しました。4つの領域に分類することによって、今後の業務における生産性がグッと高まるはずです。是非とも活用してみてくださいね!!

モチベーションの上げ方って?

なんだかモチベーションが上がらない。

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……こんな日ってありますよね?モチベーションが上がらない状態で仕事をしても非効率ですし、何よりも楽しくありません。ここでは、モチベーションの上げ方について紹介してきます。

 

自分の行動を好きになる!

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自分の業務でもなんでも構いません。好きになるのです。これは、自己肯定感を高めるということです。心というのは、自分自身のことを認められていないときには、何もかも認めることができないという作りになっているのです。だからまずは自分のしてることを認めてあげることです。自分のしてることを好きになることです。そうしていくうちにきっとモチベーションは上がっていくことでしょう。そして、その具体的な手段としてアファメーションというものがあります。アファメーションとは、自己暗示のことを指し、自分に対してポジティブな言葉を口に出して投げかけることです。

 

「私はとても仕事のできる人間である!」
「私は感謝を相手にしっかり伝えることができる人間である!」
「私は仕事のスピードがとても早い人間である!」

 

こんな感じです。言葉の力はかなり強力です。「できる!」と言い続けている人は本当にできる人になっていくのです。口癖がその人間の人格を形成していくのかもしれません。

 

www.moneymind.jp

 

みんなで一緒にやる!

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自分ひとりだとモチベーションが上がらなくても、仲間と一緒にやればモチベーションが上がることがあります。人間というのは、基本的に影響されやすいものなんです。周りにモチベーションが高い人がいれば、つられて自分も同じようになっていくもの。ただし、こういった際に自分と同じようにモチベーションが低くなっている人と一緒にやってはいけません。それは逆効果になるので、あくまでもモチベーションの高い仲間と同じ方向を向くというのがポイントです。

 

環境を変えてみる!

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もし、どうしてもモチベーションが上がらない場合には、思い切って今の環境を変えてみることもありでしょう。普段はいかないスポットに旅行したり、場所を変えるだけでモチベーションが上がります。この際には、気分が上がる場所(ポジティブな人が多い場所)などを選びとよいでしょう。そして、引っ越しをして生活環境を変えてみるのもオススメですよ!例えば、引っ越しだと単身者用の家から単身者用の家に引っ越すだけでなく、誰かとルームシェアをしたり、思い切ってシェアハウスに入居してみるのもアリです!

 

www.oakhouse.jp

 

今はこのように色々なシェアハウスがありますし、家賃も普通のアパートよりも安いです。さらに色々な業種の人と知り合えるので、自分の状況を変えるためのいいきっかけになるでしょう。また、思い切って転職してしまうのもアリです。今の仕事ではモチベーションが上がらないというのであれば、違う仕事を検討してもいいかもしれません。

 

リミットを決めてみる!

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今の行ってるタスクに対するリミットを決めることでモチベーションが上がります。ゴールが見えない業務というのは、モチベーションが下がるものです。「いつまでにこの作業を終わらす!」と明確になればなるほど、モチベーションは上がるものです。例えば、次の会議までにアイデアを出さねばならないという具体的なリミットがある状況であればモチベーションが上がります。

 

掃除をしてみる!

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部屋でもそうです。仕事場でもそうです。やはり汚い状態ではモチベーションは上がりません。部屋や仕事場が汚れていたりすると、無意識にエネルギーが落ちていき、モチベーションも落ちていきます。そのため、デスク周りを掃除したり、収納グッズを使ってすっきりさせることが大事なのです。

 

sakidori.co

 

思い切り寝てみる!

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もうアレコレ考えてもしょうがないので寝てしまうっていうのもアリですよ!睡眠不足の場合は、脳みその情報が睡眠で整理されていない状態なので頭があまり回りません。頭が回らないとモチベーションも上がらなくなっていきます。そのため、適度な睡眠を確保することでモチベーション向上に繋がるのです。

 

自分の好きな音楽を聴いてみる!

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自分の好きな音楽を聴くことによってテンションが上がるものです。できるだけ明るい曲を選ぶことをおすすめします。例えば、失恋した時期によく聞いてた音楽は、今聞いても悲しい気分になってしまうものです。これはアンカリングといって、状況や感情と音楽が結びついて起きる現象になります。この人間心理を上手に活用して、モチベーションが高い時に聞いていた音楽を聞けば、その音楽がきっかけとなりモチベーションを高めることができるのです。

 

matome.naver.jp

 

名言集を見てみる!

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元気がでる名言を読むことによって、モチベーションが高まる場合があります。スティーブジョブズ孫正義のような仕事で大成功をおさめてる人の名言でもよいでしょう。イチローなどのスポーツ選手の名言でもよいでしょう。とにかく成功者の名言を読むことで「よし!こんなんじゃダメだ!」と自分を鼓舞することができるはずです。

 

www.motivation-up.com

 

……以上です!いかがでしたでしょうか。モチベーションが低い状態で仕事をしても効率が悪いです。そして何よりもつまらないですよね。仕事がつまらないというのは、非常につらいことです。できるだけ早くモチベーションが高まるように努力してみてください!

GTDって何?おすすめのGTDツールも紹介!

GTDという言葉はご存知ですか?

あまり聞きなれませんよね。GTDというのは「Getting Things Done(仕事を成し遂げる)」というものです。簡単にいうと、自分が行うべき仕事を整理して管理する仕組みですね。ここでは、このための具体的な方法、おすすめのツールに関して紹介します。

 

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GTDの基本ステップ

まずはGTDの基本ステップを覚えておきましょう。とりあえず GTD の基本は5ステップになります。

 

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ステップ1 収集

まずは頭の中の気になっていることをすべて書きだします。

今日の会議で何を話そう?

明日の朝ごはんは何にしよう?

……こんな感じです。

 

ステップ2 処理

次に書きだした「気になっていること」を処理します。それは今すぐに自分で実行するかべきか、今は保留にするか、そんな感じです。

今日の会議で何を話そう?→残業時間について話そう!

明日の朝ごはんは何にしよう?→適当にあとで決めればいいや!

……こんな感じです。

 

ステップ3 整理

今度は、処理したものを整理します。カテゴリー分けするようなイメージですね。

今日の会議で何を話そう?→残業時間について話そう!→「次やるべき行動フォルダ」

明日の朝ごはんは何にしよう?→適当にあとで決めればいいや!→「いつかやるべき行動フォルダ」

……こんな感じです。

 

ステップ4 レビュー

そして、レヴューです。今作ったリストを見直します。リストの内容は、日々変わっていくので、常に見るようにして正しい情報に書き換えていきましょう。

 

ステップ5 実行

最後に実行です。最初に収集した内容を実行するのみです。ステップ3の整理の段階で正しく整理されていれば、何から手をつけるべきか迷うことはありません。

 

おすすめのGTDツール

次におすすめのGTDツールについても紹介していきたいと思います。

 

Todoist

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こちらは見た目が非常にシンプルです。また、操作性もかなり軽快なので、ストレスがありません。機能面では、繰り返し機能などはもちろんのこと、メールでのタスク登録も可能ですし、自然言語でのタスク入力も可能なので、ユーザビリティを上げる機能も備わってます。また、チームでの共有も可能なので便利ですよ。ただし、機能がシンプルなので、複雑な管理を必要とする人には使い勝手が悪いかもしれません。複雑な使い方をしたい場合には、有料版にする必要があります。

 

ja.todoist.com

 

Things

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こちらはかなり有名な定番アプリになるので知ってる方も多いのではないでしょうか。2007年から続いています。シンプルなユーザーインターフェースで、初心者でもすぐに使いこなすことが可能です。かなり使いやすく個人的には最もオススメになるのですが、プラットフォームがApple系に限定されているため、専用アプリがインストールされた端末でしか使用不可です。その点を注意しましょう。

 

Things

Things

  • Cultured Code GmbH & Co. KG
  • 仕事効率化
  • ¥1,200

 

Nozbe

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先ほど紹介したGTDのステップに沿って操作可能です。直観的な操作ができるので、使いやすいです。こちらも古くからあります。要時間の見積もり・共有と、日常のタスク管理で必要な機能は揃っていますよ。使い方ガイドが日本語で用意されているので初心者でもすぐ使いこなせるでしょう。無料版だと最大5プロジェクトまでしか作れないので、本格的に導入する場合には有料版にするしかありません。そこがちょっとイヤですかね。

 

nozbe.com

 

Trello

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直観的に操作できるのが最大の特徴です。付箋を貼るようなイメージです。また、スタンプや絵文字を使ってタスクを管理するのも楽しいですよ。こちらも複数メンバーでプロジェクトを共有できます。また、日本語にも対応していますので使いやすいですよ。注意して頂きたい点としては、重要なタスクを一覧化するといったことができません。また、繰り返しタスクに対応していない点も注意が必要ですね。

 

trello.com

 

……以上になります。いかがでしたでしょうか。GTDツールを上手に活用して、仕事の効率化に努めてくださいね!

仕事に集中できない!そんな時の対処法は!?

仕事中に「はい!完全に集中力切れた~!」みたいな瞬間ってありますよね。私は毎日はありますね(たまにキレッキレのときもありますが)。

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 でもですよ?これは誰にでもあることなんです。そもそも集中力というのは、そんなに長く続くようにできておりません。

それじゃあ集中力が切れてしまったら何をするべきか?

答えは簡単です。もう1度、集中し直さないといけないんですよ。ここでは、集中力が切れてしまった時、再び集中する方法について紹介します。

 

デスク周りを片付ける!

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今やっている仕事の集中力が切れてしまった場合には、何か違うことをやってみましょう。その中でおすすめなのがデスク周りの整理整頓です。これは気持ちを切り替えるためにも大事なことです。集中力が切れている状態で、頭を使った作業や難しい作業を行っても進みません。目の前のデスクを整理してみましょう。体を動かすことで脳がリセットされる場合もありますよ!

 

目の疲れをとる!

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目の疲れは集中力にかなり影響を及ぼします。つまり、疲れ目を改善するだけで集中は一気に回復することがあるのです。特にコンタクトをしている場合には、ほかの人よりも目が疲れやすい傾向にあるので気を付けてください。目元をあっためたり、目をマッサージしたり、目薬を試すのもよいでしょう。また、目を閉じてゆっくり過ごすのもおすすめですよ!

 

タスクを飛ばす!

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デスクの前で「う~ん」と長時間悩んでませんか?はかどらないタスクといつまでも向き合っているのは非効率です。簡単なタスクから消化していきましょう。また、2つ以上のことを同時進行するマルチタスクは集中力を下げてしまう場合があります。できるだけ1つずつタスク消化していくことをおすすめします。

 

休憩時間の時間を増やす!

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集中できないのですから無理に仕事をしようとせず、こまめに休憩をとるようにしましょう。1回の作業時間を25分にして、そのあと5分休憩を入れるといった感じで繰り返すのもよいでしょう。これをポモドーロ法といって、集中力がUPしますよ!ポモドーロ法に関しては、過去の記事でも書いたんで、是非ごらんくださいね!

 

masaru-business.hatenablog.com

 

また、職場が仮眠できる環境であれば、もちろん仮眠するのもおすすめです。疲れて集中できないまま続けても効率が悪いどころかほとんど作業してる意味がない場合もあります。そんな状態でやるのは時間の無駄ですよね。こういった場合は脳が疲れている証拠なので仮眠をとりましょう。たった10分程度でも思ってる以上に効果がありますよ!……とは言っても、夕方の15時以降とかに仮眠をとるのはおすすめできません。そうすると家に帰ってから寝付けなくなったりして、翌日の仕事に影響が出てくる可能性もあります。お昼休憩のタイミングがベストですね。

 

水を飲む!

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集中力が切れた場合には、水を飲むことによって、回復する場合があります。また、脳は80%以上が水なので、毎日の水の飲む量を増やすだけで集中力を高められるという効果もあるんですよ!集中力の低下のみでなく、精神的に不安定だったり、イライラしていたりする場合には、脳が脱水症状になっているケースも少なくありません。まずは水を一気に飲んでみましょう。

 

自分にご褒美を与える!

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「コレを終えたらアレをやる!」←こんな感じで、自分の好きなことをご褒美にすると集中力は復活することがあります。例えば、私の場合だとキットカットを食べるとかですね(笑)。まるで犬のようです。でもこれが意外と効果あるのですよ。自分が好きな趣味がある場合には、それをご褒美にするといいですね。ほかにも「この仕事終わらせたらネット閲覧する!」とかそういうのでも意外と集中できます(笑)

 

……いかがでしたでしょうか?集中力が切れてしまうことは仕方ないことです。大事なことは対処法のみです。集中力が切れたのに、そのまま作業を続けても効率が悪いだけ。この記事を参考にして、もう1度集中しなおすようにしてくださいね!

「仕事辞めたい!」←原因と対策を教えます。

新社会人のみなさん。

もうお仕事には慣れてきましたでしょうか?

……慣れるわけがありませんよね。それどころか「もうヤダ!」と思い始めたりしてるんではないですか?

私はそうでしたよ。入社から6月くらいまでは毎日「もう帰りたい病」の患者でした。会社の前に到着するとお腹が痛くなり、仕事が終わった瞬間だけ少しホッとしますが、すぐに次の日がやってくる。いつの間にか土日さえも「すぐ月曜がやってくるんだ」って思って憂鬱になりました。過呼吸になったことすらあります。

とにかく私の頭の中は……

 

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という状態でした。

そしてそれをこじらせると「辞めたい病」になるんですよ。

そこで!今回は仕事を辞めたいと思った時の考え方について書いていこうと思います。新社会人のみなさんはもちろんのこと、ベテラン社会人のみなさんにもきっと役立つと思いますよ!!

 

仕事を辞めたいと思った原因と対策!

「仕事を辞めたい」と思った場合には、まずはその理由を明確にすることが大事です。箇条書きでもいいので、紙に書きだしたりしてみるとよいでしょう。それでは「仕事を辞めたい」と思った人に多い原因について紹介していきます。

 

シンプルに給料が安い!!

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これはかなり多い理由だと思います。金銭面ですね。給料をカットされたり、残業手当やボーナスもないっていうのはよくある話です。試しに自分の給料を時給で換算してみたら、近所のコンビニバイトと変わらないなんてこともあります(私は深夜の漫画喫茶アルバイトと同じ金額でした)。

また、周りにいる仕事のできない人と同じ給料だとモチベーションが下がったりすることもありますよね。もう生活を切り詰める毎日とはおさらばしたいっていうのが正直な気持ちだと思います。

 

仕事内容が退屈すぎる!!

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辞めたい理由が、仕事内容という人もたくさんいるでしょう。「暇すぎる」っていうのは羨ましそうですが、それで悩んでる人も多いものです。毎日コピーしかすることなかったり、毎日ホチキスをとめる仕事しかなかったり、何のために職場にきてるかわからない……こんな仕事ほかの人でもできるじゃんと思ったり、様々ですね。だからと言って周りの目があるから寝るわけにもいかないんですよね。「働くのはお金を稼ぐだけのため」と割り切ることができればよいですが、実際のところ難しいものですよね。

 

過酷すぎる労働環境!!

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先ほどの「退屈」とは真逆の理由ですね。会社に身を捧げすぎて、辞めたくなってしまう場合もあるでしょう。残業、残業、残業、休日出勤……これじゃあ辞めたくもなりますよね。今日で会社に18連泊目なんて人もいます(私です)。残業しないように早く仕事をこなすと「おっ?ヒマなの?」と勘違いされて、どんどん新しい仕事をふられるってこともしばしば。毎日終電まで働き、休日はその疲労を回復するために寝て過ごす。これじゃあなんのために働いてるんだかわからなくなってしまいますよね。気持ちより先に体力に限界を感じて「辞めたい」と思うことも多いみたいです。

 

人間関係がイヤ!!

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上司が嫌い!部下が嫌い!こういう理由で辞めたい人も多いでしょう。新入社員がガム噛みながら質問にくることや、上司が高圧的にくることを経験してる人もいるそうです。あと言ってることがコロコロ変わる上司なんかがいるとイヤですよね。

ほかにも、女性ばかりの職場の場合は、裏でコソコソ陰口を言われるというのも聞いたことあります。職場には本当に様々な人がいるものですよね。人間関係に関する不満がでると多くの人が「辞めたい」と思ってしまうでしょう。

 

自分に合わない社風!!

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自分に社風が合ってないっていうパターンもよくありますね。「アットホームで楽しい職場です!」みたいな空気感とかです。休日はみんなでボーリング大会に行っちゃうようなイメージです。好きな人は好きかもしれませんが、苦手な人にとっては本当につらいですよね。「もう会社色に染まれない!」という理由で会社を辞めたくなる人も多いみたいです。忘年会や新年会で、ピコ太郎とかブルゾンちえみとかやらされるのもイヤですもんね。

 

もう何もしたくない!!

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これはもう単純になまけものという理由です。正直これもあるでしょう。ただただ寝ていたい、ただただ遊んでいたいとかですね。他にも失恋直後とか、人前に出るとパニックを起こすとか、そういった特殊な理由もあるかもしれませんね。

 

辞めたい病になった!対策方法は?

それでは辞めたくなった理由を明確化したうえで、次に「仕事を辞めたい」と思ってしまった場合の対策について考えていきましょう。実際に私が克服した方法なども交えて紹介していきたいと思います。

 

考え方を変える!!

周りにこんな人いませんか?どんなに仕事で怒られたり、どんなに壁にブチ当たったりしても、前向きな人。辞めたい病の患者さんだと、そういう人に憧れたこともあると思います。しかし、そういう人は、強靭な精神力を持ってるわけではなく、「考え方」が違うだけである場合が多いんです(中には無神経なだけの人もいるかもしれませんが)。

考え方として大事なのは2つです。「慣れるまでは怒られるもの」、「落ち込んでるときは成長のチャンス」を頭の中に入れておいてください。

結局ですね。慣れてないうちというのは、怒られることが普通なんですよ。そこで「もう怒られたくない」と萎縮してしまったり、「この仕事向いてないのかな」と落ち込んでしまったりしてはいけません。そしたらすぐに仕事を辞めたくなってしまうものですよ。そして怒られてるときには「今は成長のチャンスなんだ」と思うようにしましょう。心の中でレベルアップ音が流れてると思ってください。

 

問題を解決する!!

これも大事な解決方法です。何故「仕事を辞めたいのか」を明確にして、それを解決してしまいましょう。

まず仕事が辞めたい原因はなんですか?先ほど挙げたうちの中にあると思います。そして、それがわかったら、あとは逆算して「解決するためにはまずどうすればいいか」の答えを導いていきます。

悩んでいても何も変わらず今のままです。勇気を振り絞って1歩踏み出せば、現状よりもきっとラクになるはずです。

例えば、人間関係が悩みの原因だとします。そんな場合の解決法としては「鏡の法則」があります。この法則を説明するならば、鏡を見て鼻毛が出ていた場合、鏡の中の自分ではなく自分自身の鼻毛を処理しますよね。そうすれば必然と鏡の中の自分の鼻毛も直るわけですよ。

……これなんです。鏡の法則は。だから私は勝手に「鼻毛の法則」とも呼んでおります。つまりですね。何かを変えたいのなら相手ではなく、自分自身を見直すということが大事なのです。これが確実に解決できる方法になります。

  

individual.polaris-heart.com

 

趣味に没頭する!!

趣味を見つけて没頭することで仕事のことは忘れられるものです。

例えば、昔していた趣味などをもう1度トライしてみてはいかがでしょうか。趣味がなければ「仕事ヤダなぁ」と思うだけかもしれません。しかし、趣味があれば、「仕事終わりや休日が待ち遠しい!」と思えることでしょう。

簡単にいうと、仕事はつまらないものだと割り切って、それ以外の時間を楽しもうと考えることです。趣味はなんでもいいです。ジムで体を鍛えたり、ゲームとしたり、読書をしたり、写真を撮ったり、映画を見たり、アイドルを追いかけたり(私はコレです)、ゴルフをしたり……たくさんあります。

できればアウトドア(スポーツ系)の趣味のほうがいいかな~って思います。ストレス解消にもなりますから。

 

www.boxing-championne.com

 

思い切って転職!!

「仕事は同じ職場で続けるもの」と真面目に考え過ぎてませんか?

例えば、友達や家族に「仕事を辞めたい」と言ったら、驚かされるかもしれませんし、心配されるかもしれませんし、怒られるかもしれません。

……でも関係ありませんよ。自分の人生なのですから。

そして私自身も「仕事が辞めたい」と思って、転職した経験があります。前の職場はどれだけ頑張っても評価されませんでしたが、職場を変えた瞬間に評価されるようになりました。給料も上がりました。自分に合ってないだけってことはあるんですよ。

もちろん逃げてばかりではいけません。でも逃げた先で戦えばいいんです。

転職先を探すときのポイントはいくつかありますが、私の場合は自分の得意分野を活かせる職場を探すことに注力しました。例えば、文章を書くのが得意なら出版社とか、そんな感じです。何でもいいと思うのですよ。車に詳しいなら車業界とか。今では専門の求人・転職サイトもあります。

 

・車が好きなら……

automotive.ten-navi.com

 

・クリエイター系がしたいなら……

creator.job-stage.jp

 

・理系の出身なら……

www.tempstaff.co.jp

 

・不動産関係がいいなら……

www.ielove.co.jp

 

・農業に興味があるなら……

www.agri-navi.com

 

このような感じです。自分の得意な分野専門の転職サイトから、自分に合った仕事を探して転職してみることでビジネスライフが大きく変わることもありますよ。

 

……いかがでしたでしょうか?

辞めたい病にも様々な理由があり、それを克服するための対処法も様々ですね。「今すぐ辞めたい!」って思った時には、こちらの記事を参考にして頂ければ幸いです。

社会人の武器!名刺の管理ツールまとめ!

♪知識と教養と名刺を武器に~あなたが支える明日の日本~

↑この歌詞をご存知ですか?これはMr.Childrenの『everybody goes ~秩序のない現代にドロップキック~』の中にある歌詞です。この歌詞にもある通り、名刺っていうのはサラリーマンの武器ですよね。

 

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あなたは膨大になった名刺をどのように管理していますか?今までは名刺の管理というのは、紙ベースで保管するしかありませんでした。しかし今では、データにして管理するツールが増えてきています。そこで今回は名刺管理ツールについて紹介していきたいと思います。

 

Sansan

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こちらの「Sansan」は、CMでも宣伝されてるので知ってる人も多いのはないでしょうか。かなり有名ですよね。PCだけでなく、スマホでも見ることができます。こちらのツールは、複数の人で名刺データを共有することを目的に作られているため、名刺リスト共有などがスムーズです。例えば、営業先の社員と自分の会社の社員が名刺交換をしデータを登録したとします。そうすると、Sansanから自動で他の社員が名刺交換をしたという情報が通知されます。また、ToDo登録も可能なので、設定した日にお知らせメールを送信することも可能です。

 

jp.sansan.com

 

名刺バンク

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こちらの名刺バンクは、スキャン方法に多様性があります。スキャナはもちろんのこと、複合機スマートフォンカメラ、携帯電話、デジカメにも対応しているので、いつでもどこでも名刺データを取り込むことが可能です。かなり使いやすいのでおすすめです。

 

www.inet-datacenter.jp

 

Eight

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こちらのEightは、先ほど紹介したSansanの会社が提供する名刺管理ツールになります。簡単にいうと、法人向けのSansanに対して、個人向けのEightという認識で問題ないでしょう。Eightの特徴は、紙の名刺を使わなくても名刺交換が可能という点です。また、Eight会員同士であれば、Facebookなどを連携させて、最新の名刺データをもらうことが可能です。これにより、取引先に近況変化(番号の変更など)があった際にすぐ気づけるのです。名刺画像を登録するだけで完了するという簡単さも魅力の1つです。

 

8card.net

 

スマート名刺管理

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こちらもスマホ用があります。Googleコンタクトを利用して、PCとスマホの名刺データを同期することが可能です。スキャンした名刺をすぐに修正できるので、かなり便利な名刺管理ツールになります。

 

www.justsystems.com

 

メイシー

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 メイシーはPC用とスマホ用では完全に役割を分けています。名刺の読取などはスマホからもできますが、データの編集はPCのみになります。「出先ではデータを見るだけでOK」という人におすすめになります。

 

maysee.jp

 

……いかがでしたでしょうか。名刺というのは、営業マンだけでなく、社会人なら誰でも使うもの。その名刺管理はとても大事ですよね。使う人によって名刺管理に必要な機能は違うので、自分自身に合ったツールを見つけて利用しましょう。

おすすめの時間管理術の本

近年、働き方を見直す動きが、様々な企業で高まってきましたね。その中でも「残業時間を減らす」という取り組みが大きく取り上げられてると思います。それでは残業時間を減らすために、個人レベルでは何ができるでしょうか。それはやはり時間管理術を身に着けるということに尽きると思います。そこで今回は時間管理術に関するおすすめの本を紹介していきたいと思います。

 

最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術

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こちらの「仕組み仕事術」に関しては、仕組み化・ルーティン化を行う為のテクニックについて書いてあります。結局のところルーティン化できる作業は、ルーティン化するべきなんですよ。そうすることによって、無駄に頭を使う必要がなくなり、本当に時間を割くべき作業に集中できるようになるってわけです。かなり読みやすいのでオススメの一冊ですね。

 

一生モノの時間術

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こちらは、京大の鎌田教授による作品になります。鎌田教授が掲げる「アンチ頑張リズム」という考えかたを基に、日ごろの時間の使い方を効率化させるためのテクニックが書いてあります。

・去る者追わず法

・入れ物法

・ダメもと法

・買わずに捨てる法

・一事専心法

などです。さすが理数系の教授って感じの内容で、とても理論的です。とにかく面白い作品ですね。

 

なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? 

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こちらの作品は、時間を上手く使っていないと悩んでる人におすすめです。時間を上手く使えてない場合の対策として、予定を目に見えるかたちで把握する「タスクシュート」という管理方法を紹介しています。私自身も、この本に出会ってから、タスクシュートという時間管理のやりかたを続けています。仕事において余裕がでるので非常にいいですよ。また、とにかく読みやすい文章になるので、読書しない人にもおすすめします。

 

めんどくさがりでもうまくいく時間術

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こちらの作品では、めんどくさがりという短所を長所に変えてしまう考え方やツールなどを紹介しています。それが以下の5種類です。

・朝弱い病
・時間を守れない病
・先延ばし病
・ダラダラ病
・完全無欠病

とにかく実践しながら読める本だと思います。おすすめです。

 

世界で一番ゆるい 王様の時間術―これで残業時間はゼロになる

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こちらの作品は、タイムマネジメントに関する書籍をいくつも出版している水口和彦さんの書いた本です。仕事は、完璧主義をなくすことが重要であるということが書かれています。要するに、時間をたっぷりとかけて100%のものを作るよりも、いい意味で手を抜いて8割くらいで作ることで時間的にも余裕が生まれる、っていう考え方ですね。

 

7つの習慣 人格主義の回復

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こちら有名な自己啓発本です。著者のスティーブンRコヴィーさんは、自己啓発書の名著としてよく紹介されていますね。その中でも有名な「7つの習慣シリーズ」の時間管理術バージョンです。こちらかなり実践的な内容になっているのでおすすめです。

 

「時間がない! 」を卒業する200のアイデア 1日が25時間になる超時間節約術

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1日24時間を、1日25時間に増やすためのテクニックが書かれている作品になります。時間を増やすためのテクニックが細かく書かれていて、実践的なので非常に役に立ちます。SNSなど時間泥棒になっている原因を見つけることによって、時間を作り上げるテクニックが身につきます。

 

レバレッジ時間術―ノーリスク・ハイリターンの成功原則

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これはかなり有名な本で、上司にもらった作品です。時間管理について、「投資」になぞらえた1冊になります。毎日残業してようやく人並みの成果が出せる人と、定時でさっさと帰っていながら人よりもずっと優れた成果が出せる人との違いは時間管理にある、ということを紹介しています。もちろん具体的なテクニックも書かれていて、スケジュールの立て方、ToDoリストの作り方、隙間時間の有効活用、さらには睡眠にいたるまで幅広く紹介しています。この作品を読むと、生活習慣とか見直したくなりますね。個人的には本日紹介している本の中で最もおすすめです。

 

……いかがでしたでしょうか。

時間管理に関する本は本当にたくさんありますが、まずは自分に合う1冊を見つけて、読んでみてください。仕事の効率化にきっと繋がるはずですよ!